Word: tips en trucs

• Hard- en Software

Auteur: Cornelie van Vliet

In Word: tips en trucs deel 1 leer je werken met de functies Aangepaste Woordenlijsten, AutoCorrectie, AutoAanvullen en Taalinstellingen. En in Word: tips en trucs deel 2 gaan we in op het instellen van een achtergrondkleur en schermweergave, het bewerken van teksten met automatische handelingen en het maken van persoonlijke instellingen.

Word heeft een aantal functies, die het programma automatisch verricht en waar je weinig aan hoeft te doen. Je kunt ze wel aanpassen als je wilt. Als bijvoorbeeld een deel van de tekst in een andere taal staat dan de rest van het document, is het handig dat je de spellingcontrole ook in die taal laat uitvoeren. Of als je over een bepaald vakgebied schrijft met eigen jargon, dat het programma niet elk onbekend woord met rood of groen onderstreept. Zo zijn er enkele simpele oplossingen om je tekstverwerker beter op je eigen behoeften af te stellen. Een aantal wordt hier behandeld.

Spellingcontrole
Vooral de spellingcontrole is een functie in Word die niet altijd doet wat je zou willen. Sommige niet-bestaande woorden worden wel herkend en andere keurt het programma niet goed of worden niet herkend.
De spellingcontrole kijkt namelijk alleen naar de individuele woorden en legt geen verbanden tussen de woorden in een zin. Daarnaast baseert het programma zich op het Groene Boekje, terwijl veel woorden daar niet in voorkomen, zoals 'Taakbalk' of 'Filtersoftware'. Bij een onbekend woord kijkt de spellingcontrole of het een samenstelling van twee bestaande woorden kan zijn. Bijvoorbeeld 'appelkoe' wordt niet gecorrigeerd, terwijl de samenstelling onzin is. Sommige mankementen kun je ondervangen door de spellingcontrole en andere functies van Word bij te stellen.

Spaties
Stel, je vergeet een spatie tussen twee woorden. Wat doet de spellingcontrole ermee? Een spatie tussen twee woorden vergeten levert de grootste discrepantie tussen het foute woord en de voorgestelde alternatieven op. Je schrijft bijvoorbeeld 'ietsheel' aan elkaar. Als je de muis op het woord zet en vervolgens op je rechtermuisknop klikt, krijg je een afrolmenu te zien. Hierin kun je kiezen uit suggesties voor het met rood onderstreepte woord. In dit voorbeeld suggereert Word: fietshelm, gietsel, fietsbel, ritsel, uitspeel. De enige oplossing is hier: een spatie tussen de woorden plaatsen.

Een spatie wordt door de spellingcontrole ook vaak over het hoofd gezien. De fout gespelde en aan elkaar geschreven woorden 'Beroepsgreopzit' verandert Word in 'beroepsgroepzit'. De spatie tussen 'beroepsgroep' en 'zit' wordt niet herkend.

Woordenlijst
Je kunt een woord dat je vaak gebruikt, zoals bijvoorbeeld een familienaam of merknaam, laten opnemen in de woordenlijst. Typ de naam in, zet de muis ergens in de naam en klik op de rechtermuisknop. In het afrolmenu kies je voor de optie 'Toevoegen aan woordenboek'. Je voorkeurspelling wordt nu voortaan aangegeven in het afrolmenu.
Stel dat je op deze manier 'hccnet' hebt toegevoegd aan het woordenboek als 'HCCnet'. Dit betekent niet dat elke variant van 'hccnet' in het vervolg automatisch wordt genoteerd als HCCnet. Hiervoor gebruik je de autocorrectie.



Als je in een bepaalde beroepsgroep zit en bijvoorbeeld veel medische termen gebruikt, kun je gebruik maken van aangepaste woordenlijsten. Office XP biedt een aantal vakgebieden aan. Er zijn ook speciale versies met jargon te koop.
Ga naar Extra in de menubalk en kies voor Opties. Klik op het tabblad Spelling en grammatica en vervolgens op de button Aangepaste woordenlijsten. Hier kun je onder meer kiezen uit juridische, medische of technisch wetenschappelijke vakterminologie.



Je kunt zelf ook een Aangepaste woordenlijst samenstellen en aan het programma toevoegen. Dit kan handig zijn als je niet wilt dat de spellingcontrole bepaalde veelgebruikte namen steeds met rood onderlijnt. Met de Help-functie in Word wordt uitgelegd hoe je dit dient te doen.

Autocorrectie
Maak je steeds dezelfde fout? Stel dan een autocorrectie in, zodat bijvoorbeeld 'hccnet' altijd automatisch wordt vervangen door HCCnet. Ga naar Extra in de menubalk en kies AutoCorrectie-opties. In het hulpvenster kies je het tabblad AutoCorrectie. In het linker veld (onder vervangen: ) vul je het woord in dat je standaard wilt vervangen door een ander woord. In het rechter veld (door: ) het juiste woord, bijvoorbeeld "porgramma" en "programma". Let op: je moet zowel enkelvoud als meervoud afzonderlijk invoeren en ook andere vervoegingen van hetzelfde woord.



Taal
Een document, of een gedeelte ervan, schrijven in een andere taal levert in eerste instantie een probleem op met de spellingcontrole die de woorden niet herkent. Je kunt de spellingcontrole negeren, maar je kunt ook een andere taal instellen. Deze wordt niet op correctheid gecontroleerd, tenzij het Engels of Frans betreft. (De Engelse versie van Office 2003 bevat standaard Frans en Spaans, voor overige talen moet je een hulpprogramma aanschaffen.)

Selecteer eerst je hele document of slechts een gedeelte daarvan. Alles selecteren kun je doen met de sneltoetsen Ctrl+a. Een klik op je muis maakt deze handeling weer ongedaan. Een of meer alinea's selecteer je met je muis. Dit doe je als volgt: ga vooraan de gewenste tekst staan en klik eenmaal op de linkermuisknop om de cursor te plaatsen. Houd je linkermuisknop vervolgens ingedrukt, terwijl je de muis verplaatst naar het einde van de tekst.



Ga nu in de menubalk naar Extra, kies Taal, daarna Taal instellen. In het hulpvenster kies je de gewenste taal. Als je deze taal vaker gebruikt dan standaard Nederlands kun je er ook voor kiezen deze taal standaard in Word in te stellen. Om dit te doen klik je op de button Standaard in hetzelfde hulpvenster. Klik vervolgens op OK en de taal is gewijzigd.

Toetsenbord
Het kan voorkomen dat je toetsenbord op een andere taal is ingesteld dan de cijfers en letters op de toetsen aangeven. Je krijgt dan andere tekens te zien dan je intikt. Meestal is de taal versprongen van Nederlands naar Engels of andersom.
Om de taal van je toetsenbord in te stellen verplaats je je muis naar de taakbalk onder in je scherm. Klik met je rechtermuisknop en kies in het uitklapmenu op Werkbalken, Taalbalk. Op de taakbalk onder in je beeldscherm zie je nu NL staan en een toetsenbordicoon. (Als die er al stond, heb je hem zojuist verwijderd. Voer de handeling nogmaals uit om het icoon weer zichtbaar te maken.)
Het kan zijn dat er in plaats van NL de letters EN staan. Klik dan hierop en kies in het uitklapmenu voor NL. Vervolgens klik je op het toetsenbordicoon en zorg je dat 'VS (internationaal)' aangevinkt is. De tekens en de taal van je toetsenbord moeten nu weer met elkaar overeenkomen. Het kan ook zijn dat je juist voor de optie 'Nederlands (Nederland)' moet kiezen, afhankelijk van je toetsenbord.



Slepen en neerzetten
Dit is een handigheidje in Word waarbij je niet de methode van 'knippen' en 'plakken' hoeft te gebruiken, maar iets direct naar een andere plaats kunt slepen. Stel dat je een woord hebt dat je wilt verplaatsen naar het einde van de zin. Of een zin naar een andere alinea wil verplaatsen, of twee stukken tekst naar voren halen in het document.
Voordat je gaat slepen en neerzetten, moet je eerst kijken of de optie is ingesteld. Ga naar Extra, kies voor Opties en in het hulpvenster voor het tabblad Bewerken. Zorg dat de optie (linksboven) 'Slepen en neerzetten' is aangevinkt. Klik op OK en je bent terug in het document.

Selecteer het woord of de zin die je wilt verplaatsen. Dit kan eenvoudig door met je linkermuisknop ingedrukt te houden de muis over het woord te verplaatsen. De tekst die zwart geselecteerd is verplaats je nu eenvoudig naar de gewenste plek, door met je linkermuisknop ingedrukt het blok te verslepen. De verplaatsing maak je ongedaan door de toetsencombinatie Ctrl+z beide in te drukken.

Over het algemeen geldt dat als je iets verandert in de instellingen dit zo blijft totdat je het weer verandert of op standaard terugzet. De optie 'slepen en neerzetten' blijft dus ingeschakeld.

Hyperlinks
Misschien vind je het prettig dat links naar websites in je Word-document automatisch blauw onderstreept worden. Om dit in te stellen ga je naar Extra, kies AutoCorrectie-opties. Kies het tabblad AutoOpmaak en vink aan: Internet- en netwerkpaden door hyperlinks. Het resultaat is dat hyperlinks automatisch worden weergegeven en dat je er op kunt klikken zodat je de pagina's op internet kunt bezoeken (mits je internetverbinding aanstaat natuurlijk). Uitvinken kan dus ook, als je de weergave van hyperlinks juist storend vindt.

Er is nog een manier om in hetzelfde hulpvenster terecht te komen. Ga naar Opmaak, kies AutoOpmaak en klik in het hulpvenster op de button Opties. In het nu verschenen hulpvenster klik je op het tabblad AutoOpmaak. Hier kun je ook de optie ' Internet- en netwerkpaden door hyperlinks' desgewenst aan- of uitvinken. Klik op OK om het in het document toe te passen.

Datum
Met de functie AutoAanvullen worden in het programma automatisch woorden aangevuld. Controleer eerst of deze functie is ingesteld. Ga in de menubalk naar Invoegen, kies voor AutoTekst. In het hulpvenster klik je op het tabblad AutoTekst. Zorg dat de optie 'Suggesties van AutoAanvullen weergeven' aangevinkt is. Klik op OK en sluit het venster.



Als je nu de eerste vier letters van een maand intikt, bijvoorbeeld 'dece', verschijnt de volledige maand in een geel tekstbalkje. Druk op ENTER en de maand wordt automatisch aangevuld. Hetzelfde geldt voor de dagen van de week. Je kunt de automatische suggestie overigens ook gewoon negeren.



Dit is iets lastiger als je bijvoorbeeld na het invoeren van een volledige datum een nieuwe regel wilt beginnen. Als je na '23 december 2003' op ENTER drukt, vult Word het aan tot '23 december 2003-12-23'. Ook als het niet de huidige datum betreft vult het programma de datum aan met de huidige datum. Om dit te voorkomen geef je na '2003' een keer een spatie alvorens op ENTER te drukken. Of je zorgt dat bovengenoemde optie 'Suggesties van AutoAanvullen weergeven' niet aangevinkt is.

Wil je je bestanden een persoonlijk tintje geven met bijvoorbeeld een achtergrondkleur of handtekening? Sneller en prettiger teksten bewerken met automatische handelingen, persoonlijke instellingen en een andere schermweergave? In dit voorlopig laatste deel van Word komt dit aan de orde.
Enkele aspecten van de opmaak worden besproken: Autotekst invoeren, zelf opsommingstekens maken, de achtergrond van het document aanpassen en de functies Initiaal, Watermerk en AutoOpmaak. Daarna volgen enkele handige Word-tips over sneltoetsen en accenttekens, de schermweergave, hoofdletters, wachtwoorden en de Office Assistant.

In Word zijn veel mogelijkheden voor de opmaak van je document. Een aantal functies is in eerdere delen al aan de orde gekomen. In het eerste deel is de basisopmaak behandeld, zoals lettertype en -grootte, centreren, invoegen van figuren en symbolen. Ook tekstvakken en WordArt zijn in deel 1 besproken. In deel 4 is ingegaan op de indeling van de tekst op een pagina en opmaken met tabellen en kolommen.
In dit voorlopig laatste deel van Word zullen nog een paar aspecten van de opmaak worden besproken: Autotekst invoeren, zelf opsommingstekens maken, de achtergrond van het document aanpassen en de functies Initiaal, Watermerk en AutoOpmaak. Daarna geven we nog enkele handige Word-tips over sneltoetsen en accenttekens, de schermweergave, hoofdletters, wachtwoorden en de Office Assistant.


Autotekst
In het menu onder Invoegen/Autotekst staan een aantal standaard teksten, onderverdeeld in onderwerpen als Aanhef, Afsluiting, Handtekening, Koptekst of Verzendinstructies. Hieruit kun je een bepaalde tekst kiezen en automatisch invoegen, zodat je dit niet zelf hoeft te verzinnen of te typen. Maar je kunt ook zelf een AutoTekst aan de selectie toevoegen, bijvoorbeeld een veelgebruikte persoonlijke afsluiting. Dit doe je zo: kies Invoegen/Autotekst en klik op Autotekst (zie afbeelding 1).


Afb.1 selecteer AutoTekst

Het hulpvenster AutoCorrectie verschijnt, selecteer hier het tabblad AutoTekst. Hier kun je zelf een persoonlijke AutoTekstregel invullen. Klik op Toevoegen om de gemaakte AutoTekst te bevestigen. Deze staat dan voortaan bij de opties onder menu Invoegen/Autotekst/ Standaard. De gemaakte tekstregel kun je eenvoudig verwijderen in hetzelfde hulpvenster AutoCorrectie met de knop Verwijderen. Klik daarna op OK.


Opsommingstekens
Je gebruikt opsommingstekens om een aantal punten of onderwerpen schematisch onder elkaar weer te geven. Behalve met gewone liggende streepjes kun je in Word kiezen uit cijfers, letters, punten, streepjes en blokjes als opsommingsteken. Je kunt de opsommingstekens ook zelf vormgeven. De instellingen blijven bewaard totdat je deze weer verandert, dus ook nadat het programma of de pc is afgesloten.

Om opsommingstekens aan te passen kies je in de menubalk onder Opmaak de optie 'Opsommingstekens en nummering'. In het hulpvenster kies je het tabblad Opsommingstekens. Hier worden standaard een aantal opties gegeven. Selecteer de minst interessante om deze te veranderen in een 'eigen' opsommingsteken. Klik rechtsonder in het scherm op de button Aanpassen, er verschijnt nu een nieuw hulpvenster (zie afbeelding 2).


Afb.2 opsommingstekens aanpassen

Het door jou geselecteerde teken staat vooraan, daarnaast zie je de andere opsommingstekens die je kunt aanpassen. Met de knop Lettertype kun je een lettertype kiezen voor het opsommingsteken, elk lettertype heeft namelijk een eigen collectie symbolen. Maar met deze knop krijg je geen overzicht van de bijbehorende symbolen. Klik op de knop Teken om de symbolen te zien.
Een nieuw venster 'Symbool' verschijnt (zelfde als bij Invoegen/ Symbool - zie deel 1 cursus Word) met een overzicht van tekens die je als opsommingsteken kunt gebruiken, bijvoorbeeld een sterretje of pijltje. Kies bovenin desgewenst een ander lettertype voor meer symbolen.

Om de opsommingstekens echt naar eigen stijl aan te passen kies je in plaats van de knop Teken de knop Figuur. Hier zie je een collectie van gekleurde figuurtjes die je als opsommingsteken kunt gebruiken. Het zijn eigenlijk kleine plaatjes. Hier kun je ook een eigen figuur importeren, dat je bijvoorbeeld in een tekenprogramma hebt gemaakt.

Bijvoorbeeld het bloemetje dat voor deze regel staat.
Kies linksonder voor importeren en zoek in een map op je pc naar je eigen afbeelding.
Klik op OK, teruggekomen in het hulpvenster 'Lijst met opsommingstekens aanpassen' nogmaals op OK.
Je hebt nu je eigen opsommingsteken!

Klik in de werkbalk op het pictogram om de opsommingstekens te gebruiken of weer uit te schakelen.

Achtergrondkleur of patroon invoegen
Je kunt een document een achtergrondkleur geven of een patroon aan de achtergrond toevoegen. Let op: dit is bedoeld voor het digitale document, dus niet om af te drukken. Je ziet in de voorbeeldweergave geen kleur of patroon aangegeven en deze wordt ook níet mee afgedrukt. Om het patroon of de achtergrondkleur te zien, bekijk je het document in de Weblay-out weergave. Dit vind je onder Beeld in de menubalk (zie afbeelding 3).


Afb.3 opties voor documentweergave

Om een achtergrondkleur te geven aan je document ga je naar Opmaak in het menu en kies je Achtergrond. In het uitklapmenu kun je direct een kleur selecteren met je muis, klik eenmaal en de kleur is toegevoegd. Let op: als je niets ziet, heb je het scherm niet op Weblay-out weergave staan! Standaard staat de optie 'Geen opvulling' ingesteld. Wil je geen opvulling of de achtergrondkleur verwijderen, dan kies je deze optie. Onder de kleurselecties zie je enkele andere opties staan: Meer kleuren, Opvuleffecten, en de niet-actieve optie Afgedrukt watermerk.

Kies Opvuleffecten om een patroon aan de achtergrond toe te voegen of een kleurovergang te maken. Je kunt ook twee kleuren toevoegen of een vooraf ingestelde keuze maken. Het is mogelijk een eigen afbeelding aan de achtergrond toe te voegen. Kies voor het tabblad Figuur en klik op de button 'Figuur selecteren'. Zoek een foto of figuur in een van de mappen op je pc en klik op Invoegen. De hele achtergrond wordt opgevuld met de foto of figuur die je hebt ingevoegd.

Watermerk
Je kunt ook een watermerk aan een document toevoegen. Deze geeft interessante informatie of de status van het document weer, bijvoorbeeld de tekst 'Concept'. Een watermerk wordt juist wel afgedrukt, in tegenstelling tot bovengenoemde achtergrondkleur of -patroon. Om het watermerk te kunnen zien moet je eerst Beeld (menu) instellen op Afdrukweergave. Ga vervolgens naar Opmaak in het menu en kies Achtergrond. Je ziet dat de zojuist nog niet actieve optie 'Afgedrukt watermerk' nu wél actief is. Kies deze optie. Let op: als de weergave is ingesteld op Normaal (onder Beeld in de menubalk) kun je wel een watermerk toevoegen en verwijderen, maar krijg je het resultaat niet te zien. Dat zie je alleen in Afdrukweergave.

In het hulpvenster 'Afgedrukt watermerk' (zie afbeelding 4) worden de opties voor het watermerk getoond: geen watermerk, een figuur of tekst. Een figuur selecteren gaat op dezelfde manier als voor de achtergrond, alleen heb je nu nog de mogelijkheid de foto of figuur te schalen (kleiner/groter) en te vervagen. Onder tekst kun je de instellingen aanpassen, zoals lettertype, transparantie en kleur. Je kunt kiezen uit een aantal standaard teksten, maar ook een persoonlijke tekst invullen in het tekstveld.


Afb.4 watermerk

Initiaal
ls de eerste letter van een alinea sterk uitvergroot is weergegeven, spreken we van een initiaal. Je ziet dit veel in tijdschriften of boeken. Word heeft een speciale functie om een initiaal aan een tekst toe te voegen. Het is het handigst om pas nadat je de tekst hebt getypt de initiaal te maken, je ziet dan het best of het resultaat naar tevredenheid is.

Selecteer de eerste letter van de alinea. Dit doe je als volgt. Plaats de cursor vóór de letter, houd de Shift-toets ingedrukt en druk op de pijltjes-toets naar rechts of gebruik je muis om te selecteren. De geselecteerde letter heeft een zwarte achtergrond gekregen. Ga nu met de muis naar de menubalk, kies Opmaak en vervolgens de optie Initiaal. Kies een positie voor de initiaal, er wordt een voorbeeld gegeven van het resultaat. Je kunt verschillende lettertypes kiezen voor de opmaak van de initiaal. Klik op OK om de keuze te bevestigen en bekijk het resultaat in je document.

Om een initiaal weer ongedaan te maken, selecteer je deze. (Verplaats je cursor naar de initiaal, klik eenmaal op de letter om deze te selecteren.) Ga nu weer naar Opmaak in het menu en kies Initiaal. In het hulpvenster selecteer je de positie Geen. Klik op OK en de initiaal is verwijderd.

AutoOpmaak
Als laatste onderwerp van de opmaak iets over de functie AutoOpmaak. Deze kun je inschakelen om één gelijkmatige opmaak te maken van verschillende gekopieerde documenten of alinea's.
Een voorbeeld: je hebt van verschillende bronnen op internet stukken tekst gekopieerd en onder elkaar geplakt in een Word-document. Deze fragmenten zijn allemaal met een eigen stijl opgemaakt. Als je alle opmaak zou wissen, gaan kopjes, alinea's, opsommingen en titels verloren en moet je zelf het hele document gaan opmaken om een heldere indeling te krijgen.
Met AutoOpmaak geef je snel en eenvoudig alle verschillende delen dezelfde opmaak. Dit gebeurt als volgt.
Kies in het menu Opmaak en vervolgens AutoOpmaak. In het hulpvenster zie je waar de AutoOpmaak op wordt toegepast en kun je de Opties bekijken en desgewenst instellen. Klik op OK om de opmaak door te voeren. De hele tekst krijgt een standaard lay-out, maar tabellen worden niet opgemaakt.

Als je een ander lettertype voor de hele tekst wilt gebruiken, moet je iets meer handelingen verrichten dan met AutoOpmaak. Selecteer de tekst van het hele document met de sneltoetsen Ctrl + a. Om de hele tekst eenduidig op te maken stel je in de werkbalk opnieuw lettertype, grootte en kleur in. Deze instellingen worden toegepast op het hele document, ook op tabellen.

Je kunt daarnaast in de menubalk kiezen voor een bestaand opmaakprofiel, in plaats van Standaard (zie afbeelding 5). Dit profiel wordt ook op het hele document toegepast, inclusief tabellen.


Afb.5 opmaakprofielen

Accenten instellen met sneltoetsen
Letters met accenten, zoals á, è, ü en õ kun je maken met het invoegen van een symbool. Ga in het menu naar Invoegen/ Symbool. Selecteer het juiste lettertype en kies de gewenste letter of symbool. Klik daarna op Invoegen en het accent is ingevoegd. Het invoegen van symbolen is eerder aan de orde gekomen in het eerste deel van de cursus Word.
Maar dit kan ook sneller. Voor sommige accenten - de accenten die op het toetsenbord staan - kun je gemakkelijk sneltoetsen gebruiken. Hierdoor heb je voor het invoeren van een letter met accent minder handelingen nodig.
Bijvoorbeeld veelgebruikte accenten als de é en de è maak je door eerst op de accent-toets (`of ' ) te drukken en daarna op de e-toets. Dit wordt automatisch samengetrokken.

Zo kun je gemakkelijk accenten maken zoals õ, í, à en ê. Voor accenten die niet op je toetsenbord staan, zoals ü en ç moet je nog steeds een symbool invoegen.

Er zijn wel voor alle symbolen ook sneltoets-combinaties gegeven. Voor ü is dat bijvoorbeeld: Ctrl + Shift + : en daarna u. Dat wil zeggen: houd de Ctrl-toets en de Shift-toets allebei ingedrukt, terwijl je de :-toets indrukt. Daarna de u indrukken zonder een spatie ertussen te geven. Voor de ç geldt: Ctrl +, en daarna de c. In het venster met de symbolen staat welke toetscombinatie je moet gebruiken.

Je kunt dit ook met het numerieke deel van het toetsenbord doen, door het intoetsen van de bijbehorende ASCII-codes. Om letters met accenten te typen heb je Extended ASCII nodig, een geschikte tabel vind je hier of onderaan op deze website (volg link). Het is handig om enkele veelgebruikte codes uit het hoofd te leren of een tabelletje met codes in de buurt van je toetsenbord bewaren.
Zorg dat het lampje op je toetsenbord aanstaat dat aangeeft dat je de ASCII-tekens kunt gebruiken. Dit doe je met de toets NumLock. Als je nu in een tekst bijvoorbeeld de letter ü wilt typen, doe je het volgende. Houd de Alt-toets ingedrukt, terwijl je op het numerieke toetsenbord de cijfers 129 intoetst. Dit is de ASCII-code voor de u met umlaut, je ziet dat er een ü in de tekst is verschenen. Voor elk accent bestaat een bijbehorende code (zie afbeelding 6).


Afb.6 Voorbeeld ASCII-tabel

Schermweergave
Sommige mensen vinden het prettiger lezen als de achtergrond donker is en de tekst licht. In Word kun je de beeldschermweergave aanpassen naar een blauwe achtergrond met witte letters. Deze instelling is alleen bedoeld voor de leesbaarheid, de tekst kan niet zo worden afgedrukt. Kijk voor het afdrukresultaat van een document onder Bestand/ Afdrukvoorbeeld of klik op het pictogram in de werkbalk.
Om de schermweergave aan te passen ga je naar Extra in het menu. Selecteer Opties en daarna het tabblad Algemeen. Vink aan 'Blauwe achtergrond, witte letters' en klik op OK. Op dezelfde manier kun je het blauwe scherm weer veranderen in de standaard weergave.


Hoofdletter uitzetten
Word geeft vanzelf een hoofdletter aan een woord dat volgt op een punt of na een harde return (Enter). Dit soort standaard handelingen van het programma kun je zelf aanpassen, zoals je ook al hebt gezien in het vorige deel Tips & Trucs voor Word. Als je niet wilt dat Word automatisch hoofdletters maakt, ga je naar Extra in het menu en kies je voor Autocorrectie-opties. In het hulpvenster, tabblad Autocorrectie, haal je het vinkje weg voor 'Zinnen met hoofdletter beginnen'. Klik op OK om de gewijzigde instelling door te voeren.


Wachtwoorden
Je kunt een document beveiligen met een wachtwoord, zodat alleen jij het document kan openen of wijzigingen mag aanbrengen. Hiervoor moet je een wachtwoord instellen. Schrijf dit wachtwoord ergens op of bewaar het op een andere plaats op de computer, zodat je het altijd kan terugvinden. Om het document te beveiligen ga je naar Extra, kies Opties en vervolgens het tabblad Beveiliging.

Er zijn twee verschillende niveau's van beveiliging. Je kunt het openen van een document met een wachtwoord beveiligen, maar ook alleen het bewerken ervan. Vul bij een van de twee opties in het tabblad Beveiliging een wachtwoord in. Kies je voor 'Wachtwoord om het openen van een bestand te beveiligen', typ dan een wachtwoord in het vak 'wachtwoord' en klik op OK. Bevestig het wachtwoord in het nieuwe venster in het vak 'Wachtwoord opnieuw invoeren' en klik nogmaals op OK. Als je het document afsluit en weer opent, zie je dat er eerst een wachtwoord gevraagd wordt.

Kies je voor 'Wachtwoord om het bewerken van een bestand te beveiligen', typ dan een wachtwoord in het vak 'Wachtwoord om te bewerken' en klik op OK (in het tabblad Beveiliging onder Extra/Opties). Typ het wachtwoord opnieuw in het nieuwe venster in het vak 'Wachtwoord voor schrijfbevoegdheid opnieuw invoeren' en klik weer op OK. Iemand die het wachtwoord niet kent, kan het bestand openen met de optie 'Alleen_lezen' (zie afbeelding 7).


Afb.7 wachtwoord invoeren

Om de wachtwoord-instelling op te heffen, ga je naar hetzelfde tabblad Beveiliging, via Extra/Opties. Haal hier de ingevulde sterretjes weg en klik op OK. Het wachtwoord is nu verwijderd.

Office-assistent instellen
Tot slot: een tip om de Office Assistant aan te passen of te verwijderen. Je vindt de Office Assistant onder Help in de menubalk. Standaard krijg je Clippit, een geanimeerde paperclip te zien. Heb je de assistent niet in beeld dan zie je onder Help de optie 'De Office-assistent weergeven'. Heb je Clippit wel in beeld dan kun je deze uitschakelen met de optie 'De Office-assistent verbergen' in het menu onder Help.

Wat doet de Office Assistant? Je kunt hem een vraag stellen, waarna hij onderwerpen presenteert die je mogelijk bedoelt. Vervolgens klik je op een van de onderwerpen om de uitleg erover te lezen.
Als je assistentie nodig hebt, klik je met de muis op de assistent. Je krijgt een lichtgeel venster te zien, met daarin de vraag 'Wat wilt u doen?' Als je eerder een zoekopdracht hebt gegeven in Word, dan wordt de laatste zoekopdracht met bijbehorende onderwerpen getoond. Typ een zoekterm in het lege veld en klik op Zoeken. Er wordt nu een hulpvenster getoond met relevante onderwerpen waarnaar je misschien op zoek bent.

De Office Assistant kan verschillende functies hebben, afhankelijk van de instellingen. Deze kun je wijzigen, zodat je bijvoorbeeld een tip van de dag krijgt, hulp bij wizards en bijbehorende geluiden bij advies. Klik met de rechtermuisknop op de assistent, in het uitklapmenu kies je Opties om de mogelijkheden te wijzigen. In het hulpvenster kun je de instellingen van de assistent wijzigen.

Heb je genoeg van de wiebelende paperclip? In het tabblad Galerie van het hulpvenster Opties kun je een andere assistent kiezen. Een snelle weg hiernaartoe is via het menu onder de rechtermuisknop als je de muis op de assistent zet. Kies in dit menu voor 'Assistent kiezen' en je komt ook bij het tabblad Galerie terecht. Als ander hulpje voor Word kun je kiezen voor een rode stip, een robotje, Office-logo, tovenaar, wereldbol, kat of hond.